进出口业务中常见单据的概述,按类型划分:财务(发票、保险单)、运输(提单、AWL、CMR)、质量保证(检验报告)单据。出口商应熟悉向国外出口货物时必须准备的单据。在本文中,我们将回顾最常见的和它们的主要特性。
财务文件
形式发票(“pi”)
形式发票(“PI”)是一种行政文件,由出口商在货物装运前发送给进口商,其中说明了要发送的商品的类型和数量,其价值,以及关于即将交货的其他商业和技术数据。形式发票是卖方在开始交货前要求买方付款时开具的。
商业发票(“ci”)
商业发票列出出口商交付给进口商的货物类型、质量和数量、单位和总价、卖方的名称和地址、买方的名称和地址(卖给/运给/开给各方)、交货地点(填写适用的2010年国际贸易术语解释通则)及付款条件(付款类型及付款到期日)。
商业发票证明(对卖方而言)已经发生了一笔销售,(对卖方而言)已经进行了一笔购买,确定了海关的应税金额,并在卖方和买方的会计系统中分别创建了应收账款和应付账款。
在某些情况下,商业发票在发送给进口商之前必须经过当地商会的认证(认证发票)(这意味着发票必须经过出口商商会的认证,买方才认为有效)。在向阿拉伯国家出口货物时,公证发票是常见的做法。
形式发票和商业发票的区别
商业发票与形式发票的不同范围:
商业发票的签发是为了向海关官员提供足够的信息,以确定适用的进口关税和货物运往该国的资格。
商业发票是与税收和法律相关的真实发票,而形式发票不是真正的发票(即出口商没有在其会计系统中记录贷方,而进口商也没有义务记录借方)。
形式发票通常只在实际交付和相关财务交易尚未发生时使用。这种类型的发票可能看起来非常类似于实际的商业发票,因为它描述了商品及其价值。
格式的区别:
形式发票和商业发票都没有特定的格式(要求领事发票的国家除外)。
不同之处在于,商业发票必须始终显示从税收和法律角度来看是有效的特定信息,例如所装运的每件物品的描述和数量、货物的价值、原产国、购买地点以及买卖双方的名称和地址。
形式发票上可能没有这种说明,形式发票应该只包含足够的信息来概述未来或即将进行的交易。
职责:
出口商在运输涉及货币价值和国际支付的货物、商品或文件时,总是有责任向海关官员提供商业发票。
在某些情况下,当没有发生货币交易时,例如货物作为礼物或样品运送用于预期的未来交易时,出口商可以使用形式发票(因为交货时没有收到应税资金)。
领事发票
一些国家要求卖方使用预先定义的格式(领事发票)为当地买家开具发票,并且不允许使用自由格式开具发票。领事发票用于出于多种原因(反倾销、税收、进口管制、统计)控制进口货物数量和质量的国家。
为了出具领事发票,卖方向进口国领事馆索取表格,填写表格并与标准发票一起提交。
货物保险单
保险凭证是由保险公司签发的可转让的文件,用于保护货物免受预先规定的意外事件(或保险单中详细说明的其他事件)的影响,并收取费用。
对于特定的交货条件,如CIF,必须提供保险证明。保险单可以由买方或卖方购买,取决于谁对运输风险承担合同责任(由适用的国际贸易术语解释通则定义)。
要对保险承保的负面事件提出索赔,必须提交原始证明和辅助文件的副本,如但不限于发票、装箱单、提单和案件报告(通常由保险代理人与有关各方、托运人和承运人合作起草)。
运输文件
装箱单(pl)
装箱单显示了订单的装运细节:所装运货物的数量(净重和毛重,加上体积)和质量,装运日期,其他物流细节,如路线和货代,以及货物的HS税则编码(协调编码).
装箱单还可以标明装运所使用的包装类型,如箱、箱、板条箱、桶、纸箱、托盘、集装箱等。
装箱单一般不显示价格信息,价格信息在商业发票上显示。
装箱单一般附在包装上,以方便进出口国家的海关操作,并在货物到达买方时与订购单核对。
交货通知
提货单是附在货物上,描述所运货物数量和质量的单据。
一般来说,卖方在收到货物时要求买方会签提货单,以证明货物已按时收到并接受。签章由将货物交付给收货人的承运人收取。
送货单范围:
- 对于出口商:从仓库或生产线上移除库存,并向进口商证明交货
- 对于出口商:在收到订单后,检查采购订单与发货是否相符
- 对于承运人:证明货物已经提货并运输到目的地。在一些国家,交货单据也是财政单据。
提单(“提单”)
提单(“B/L”)是货物所有人(出口商/卖方)和负责交付货物的承运人(船舶经营人)之间的合同文件。
提单代表货物的所有权,可以转让也可以不可转让(后者被称为“直提单”)。
可转让提单可用于转移运输途中货物的所有权,是信用证所涵盖交易的标准要求。
提单由承运人(或其代理人之一)签发给托运人/出口商,并由船长、代理人或船东会签。该文件的范围是确认货物(货物)的收货,设定运输合同条件,并确认将货物交付到指定目的港的承诺给正本提单的实际持有人。持正本提单的单位或个人可以在到货口岸要求提货。
提单是结算货款的重要单据信用证.当信用证涉及到交易时,提单必须使用特定的措辞并显示准确的指示(例如装船日期,收货人和通知方名称,到达港当地代理的名称和地址,货物名称)。
提单通常显示以下信息:
- 发货人名称
- 货代和船只名称
- 货物质量和数量(净重和毛重)
- 保险
- 船上交货日期
- ETD/ETA(预计出发时间,预计到达时间)
- 一般运输条款和其他合同条件
- 等。
持有正本提单的一方可以在货物到达目的港时提货。
空运提单(“awb”)
空运提单(“AWB”)是为空运货物签发的不可转让的运输单据。由于运单不可转让,因此它不代表货物的所有权,也不能用于在运输过程中转让货物的所有权。
空运提单只是说明航空公司已装货,并有义务将货物运到指定的目的地机场。
运单应注明:
- 收货人(一般为进口商或买方)
- 商品描述(数量和质量)
- 跟单信用证所要求的任何文本
提单(“hbl”)
这是一份由货代签发的特殊提单,通常不可转让(因为它不代表货物的所有权)。
出口商应核实进口商的银行是否接受同业提单,而不是承运人签发的提单,以防交易涉及信用证(由于信用证不可转让的性质,有些银行可能不接受)。
多式联运提单
多式联运提单(简称“FBL”)是一种涵盖两种或两种以上运输方式的国际运输单据,如先公路运输再铁路运输或先海运再公路运输。联邦提单可以议付(当“按订单”发出时)或不可议付(在大多数情况下)。
FBLs是由菲亚塔授权货代/承运商作为货运合同和货物收货确认书。
CMR
cmr是货物用卡车从卖方运输到买方时常用的单据。
CMR由卖方或承运人填写,但承运人应在提货时签字。
本文件旨在实现以下目标:
- 它说明了双方(托运人和承运人)的责任和义务。
- 它代表货物已经从托运人移交给承运人,承运人已经占有货物
- 当收货人会签时,证明货物已经交付和接收,承运人已经执行了托运
CMR是不可转让的,不代表货物的所有权,但经常使用,即使是在跟单信用证的情况下。
产地来源证(" coo ")
一些进口商要求卖方出示一份特定的文件(称为“原产地证书”),以证明货物的实际产地。
该证书由出口商商会根据其书面要求和可获得的证明商品实际产地的文件颁发(制造商和经销商的要求可能不同)。
当出口商未能提供有效的原产地证明时,进口国海关可能会拒绝货物的清关。
原产国和优惠原产地国不应与装运国混淆:
- 原产国:指商品的生产国
- 的国家优惠起源:对于在多个国家制造的产品,优惠原产地是商品价值增加最多的国家(一般是生产总成本50%以上的原产地国家)
- 航运国家:货物的装运国,而不考虑(优惠)原产国
原产地证明是信用证中经常要求的文件,因为进口商希望卖方证明所购买和运输商品的实际原产地(例如受低成本商品保护)。
为了获得原产地证书,出口商必须亲自或在线向商会申请。
商会一般要求提供材料的实际产地证明,例如,可以是出口商的供应商签发的类似证书或其他类似文件。一般来说,产地证的成本与货物所附发票的价值成正比(介于货物价值的0、25%和1%之间)。
填写产地证
形式A是一种特殊类型的原产地证,允许从一些发达经济体或地区以减免关税或零关税从一些发展中国家(包括在普惠制下的国家)进口产品。Form-A型COO是由产品原产国的商会签发的。
a型产地来源证由联合国贸易和发展会议(UNCTAD)颁布,以促进新兴经济体的发展。
受益国的名单可以是在这里咨询.
受限目的地声明
受限目的地声明是由货物出口商制定的规定,显示在出口单据(如形式发票和商业发票)上,以通知进口商、货运代理和其他相关方(例如海关)货物有特定的目的地,而不是其他目的地。
这种类型的限制是用来遵守出口管制条例,禁止军民两用和敏感货物的出口商向特定国家(例如伊朗、朝鲜等)运送商品。
质量文件
第三方检验证书
有些买家要求第三方检验证明书,以确保进口货物符合特定的制造标准/规范,并确定装运货物的数量和质量与订购货物的数量和质量相符。
检验可以在生产过程中,在出发港或到达港由对买方和供应商都中立的独立组织执行(例如SGS,挪威船级社,劳合社等等)。
除非买卖合同另有约定,检验费用一般由买方承担。
第三方检查主要有四种类型:
1.生产前检查:这类检验是为了确定制造商在实际制造过程中使用的原材料、部件和零件的质量。这种类型的检查通常用于大批量供应,其中低质量的原材料和部件的风险可能会给最终用户带来巨大的灾难。
2.”DUPRO检验”(生产中):这种类型的检查用于评估生产过程中的平均产品质量,以确保其是可接受的和稳定的。虽然这种类型的检查是昂贵的,它可能有助于发现问题之前装运或收到有缺陷的产品。
3.装运前的检验:这是最常见的检查类型,在出发地点(托运人仓库或制造设施)和随机抽检产品。
4.集装箱装载时:在这种情况下,检验员在集装箱仓库(装货台或货代仓库)检验货物。
最后一种不太常见的检查是在到达港进行的检查。
在上述任何类型的检查中,都可以目视检查或使用特定的仪器进行检查(例如:PMI测试,以验证钢铁产品的化学成分)。
大多数信用证都包括第三方检验证书,作为信用证条款所要求的单据。如果信用证的检验报告必须由买方出具,而不是由中立的第三方出具,卖方应拒收信用证,因为这将使卖方面临严重而明显的付款风险。
分析证书或工厂证书
对于某些商品,如化学产品和原材料,出口商还提供化学证书,以证明货物符合成分、酸度、粘度、水分指标,并符合适用的规范和法规(如Reach或Rohs)。
这种分析一般由双方指定的独立实验室进行(在离境之前或之后)。
其他的货物,如金属制品,则随船装运磨机测试证书由制造商(或其他指定实体,如检验公司)签发,以验证材料的化学和机械性能(常见的是EN 10204 3.1, 3.2等)。